quinta-feira, 14 de maio de 2009

O Tur Escambo é um fato especial de se fazer trocas humildemente!!!!

Felipe Marques

segunda-feira, 11 de maio de 2009

Cláudio Lacerda

terça-feira, 28 de abril de 2009

Venha você também participar do TUR Escambo

Cássia da Silva Cota

quinta-feira, 2 de abril de 2009

EVENTO

O grupo AÇÃO TUR apresenta aqui a proposta de um possível futuro evento

GRUPO: O grupo AÇÃO TUR composto por Cássia, Cláudio, Felipe e Nayara irá apresentar um projeto de um futuro Evento.

TEMA: Mama África Expo, será uma feira

MISSÃO: Mostrar os diversos aspectos culturais dos países africanos de língua portuguesa para os estudantes da PUC Minas

OBJETIVOS: Geral – exposição da cultura dos países africanos de língua portuguesa
Específicos – relação dos países africanos de língua portuguesa com o Brasil

LOCAL: PUC Coração Eucarístico

domingo, 29 de março de 2009

EVENTOS: COMO CRIAR, ESTRUTURAR E CAPTAR RECURSOS



MARIA CECÍLIA GIACAGLIA

(RESUMO DO LIVRO)

(RESUMO DO LIVRO)

INTRODUÇÃO

Quem tenha acompanhado a história de eventos fica bastante impressionado com o grande desenvolvimento. Nos anos iniciais, o comera ainda era tímido. No Brasil a primeira feira de negócios, a FENIT – Feira Nacional da Indústria Têxtil (1958). O complexo do Anhembi em 1970, foi inaugurado com a feira do Salão do Automóvel. Nesses eventos não havia produtos a venda no local. Os eventos não tinham só a finalidade de promoção como também a comercialização de produtos e serviços recentes no Brasil.Em apenas 50 anos dessa visível evolução, pode considerar a ocorrência das mudanças significativas. Com o aumento de organizadores de eventos aumentando um número exagerado de repetições ficando banalizados. E a partir dos resultados passados vamos analisá-los e discuti-los, para propor a realização e o patrocínio de uma nova edição ou de um novo evento.

Capítulo 1 - GERAÇÃO, SELEÇÃO E TESTE DE IDÉIAS PARA EVENTOS

Com as rápidas mudanças no mercado o avanço tecnológico, as expectativas por parte dos consumidores vem obrigando as empresas a repensarem sobre os seus negócios e suas estratégias. No setor de evento a realidade é a mesma. A busca por projetos criativos e diferenciados para vencer a concorrência.
É necessário o processo de três etapas: geração, seleção e teste.
Geração de idéias
Muitas vezes as idéias surgem e rapidamente partem para definir suas idéias e seu projeto de comercialização. E algumas fontes são necessárias para que a geração de idéias garanta seu proveito: observação, auto-análise, leitura, brainstorming e network.
As fontes de geração de idéias são inúmeras e podem ser classificadas em duas categorias: internas e externas.
Seleção de idéias
Nesta fase são analisadas as idéias geradas aos critérios estabelecidos pela empresa. Escolhendo o melhor, visando os fatores. Em seguida podem ser verificados pontos específicos à adequação da empresa. Tomando base em dois critérios são analisados: demanda e competência interna.
E cada idéia deve ser posicionada em um dos quadrantes: I (Mais chances), II (Necessidades de altos investimentos), III (Restrição de demanda) e IV (Menos chances).
Teste e avaliação das idéias selecionadas
Já com a idéia selecionada no setor de evento, é inevitável realizar pesquisa in loco com o produto, já que ele não é físico. Utilizando-se de material impresso que descreva a estratégia, o objetivo, o público alvo e as características do evento.
O promotor do evento pode fazer visitas informais para apresentar o conceito. Tendo a certeza que esta reunindo as informações necessárias para a avaliação das respostas dos clientes, ele deve planejar a visita estruturando um roteiro de entrevista com as perguntas necessárias.
Selecionada e testada a melhor idéia entre as cogitadas, o promotor enfrentará a próxima etapa do processo, que consiste na estruturação da idéia selecionada.

Capítulo 2 - ESTRUTURAÇÃO DA IDÉIA DE UM EVENTO EM PROJETO

A idéia do evento é apenas o ponto de partida para o promotor, podendo ser um fracasso por falta de planejamento.
Neste capítulo são discutidas a determinação do conceito do evento, a identificação do publico alvo e do perfil dos convidados e a escolha do formato do evento.

Determinação do Conceito do Evento

O conceito do evento é o resultado da definição de três itens:
Tema central – que é na maioria das vezes, o próprio título. A escolha do título deve ser feita com muito cuidado, já que ele tem relação direta com a probabilidade de sucesso da venda do evento e da execução.
E quanto mais específico for o tema ou o título do evento, maiores as probabilidades de encontrar empresas que se identifiquem mais diretamente com o assunto e que, portanto, se interessem em patrocinar o evento.
Missão – é a razão de existir do evento, devendo ser sempre duradoura, capaz de traduzir em poucas palavras o principal conceito do evento.
Objetivos – após ser descrita a missão, temos o principal motivo pelo qual o evento foi idealizado, traduzida em objetivos: principal e secundários. Os objetivos devem estar claros a todos os que nele estão envolvidos.
Objetivo principal - onde o promotor do evento deve descrever o objetivo principal do evento, deixando claro se o evento tem como principal propósito: o relacionamento, a divulgação da marca ou a execução de negócios e vendas. E é bom lembrar que mesmo quando o evento se propõe a atender aos três, apenas um deles deve ser destacado.
Objetivos secundários – é preciso identificar quais outros objetivos dos patrocinadores serão atendidos, isso de forma secundária. Sendo assim é essencial que sejam descritos todos os objetivos pelos quais os patrocinadores devem investir.

Identificação do Público Alvo e do Perfil dos Convidados

Definir o público alvo significa decidir quais empresas ou pessoas serão convidadas a participar do evento, devendo corresponder às expectativas traçadas nos objetivos. Dependendo do tipo do público alvo, será possível descrevê-lo com maior ou menor especificidade.
Por exemplo, o público alvo de um evento corporativo. Sua definição é composta pelos itens: expectativa e objetivo do número de empresas participantes; segmentação das empresas convidadas; expectativa e objetivo do número de profissionais participantes e segmentação dos profissionais convidados.
No público alvo de um evento direcionado a pessoas físicas é composto pelos itens: expectativa e objetivo do número de participantes; segmentação dos convidados e expectativa de audiência durante todo o período de divulgação e transmissão do evento.

Escolha da data – para a escolha da data é preciso seguir alguns critérios para o sucesso do evento, onde atende as categorias de pessoas: convidados, patrocinadores e promotores.Como, Por exemplo, pesquisar datas comemorativas tanto no calendário regional, nacional e internacional; pesquisar eventos concorrentes; dias da semana mais apropriados; considerar datas de fechamentos de vendas, quando o evento é corporativo, devem ser evitados os primeiros e últimos dias do mês; sazonalidade.
Definição do local – A escolha do local é uma decisão muito importante, onde o promotor deve considerar questões como: o local tem a “cara” do evento? O local tem a infra-estrutura necessária? O local condiz com o orçamento disponível?
Atividades – há várias possibilidades e formatos de atividades que, assim como o local, devem ter a “cara” do evento. É apresentada a relação entre as atividades mais comumente empregadas nos eventos. São elas: palestras, reuniões, ações sociais, culturais e de entretenimento, estande para exposição e para vendas.
Programa – baseando-se nas atividades do evento, é preciso definir o programa geral com horários, durações e conteúdo. Devem sempre contar no programa do evento: dias de duração; horários de início e de término, e de cada palestra e atividade; palestrantes e pequeno histórico de cada um deles; resumo de cada palestra com tópicos chaves; sala ou ambiente a ser apresentado cada atividade, com mapa de acesso; horários e locais das refeições; atividades paralelas como passeios, atividades esportivas, excursões, dias livres etc.

Capítulo 3 – BENEFÍCIOS AOS PATROCINADORES E COTAS DE PATROCÍNIO

Listar todas as possibilidades de benefícios é essencial para que o promotor possa definir cotas de patrocínio e seus valores e elaborar as propostas comerciais para venda dessas cotas.

Seleção dos benefícios oferecidos aos patrocinadores

Os benefícios oferecidos aos patrocinadores devem estar relacionados a um ou mais dos três objetivos principais possíveis do evento: exposição da marca, relacionamento e venda.

Exposição da marca
a) Divulgação na mídia: é preciso determinar uma grade de veiculação na mídia para divulgar o evento. Além disso, deve-se decidir sobre a localização e o tamanho do logotipo ou da menção dos patrocinadores nos anúncios. Oferecer benefícios de participação em anúncios é quase sempre bastante vantajoso para o patrocinador. Se não forem corretamente aplicados, o promotor poderá transformar os anúncios em verdadeiros “carnavais de marcas”, nos quais dificilmente será possível ler o nome ou logotipo dos patrocinadores. No caso de divulgação em rádio e televisão, será necessário criar texto, spot, filme e outros aspectos relacionados ao formato da veiculação.
b) Acessória de imprensa: fazem parte da estratégia de acessória de imprensa e devem constar dos benefícios oferecidos a menção e o agradecimento aos patrocinadores por parte dos promotores, organizadores, proprietários do espaço, atores, produtores, diretores ou qualquer pessoa porta-voz do evento durante entrevistas em televisão, rádio ou mídia impressa.
c) Peças de divulgação: as possibilidades de divulgação de um evento são inúmeras e variam de acordo com a verba disponível e o interesse do promotor em difundir o evento. Existem, porém, outras formas de divulgação que permitem uma exposição mais restrita, porém não menos relevante, dependendo dos objetivos de cada patrocinador. Incluem-se nesses casos os e-mails que são normalmente utilizados em campanhas de e-mail marketing, o website da empresa promotora do evento com link direcionado a uma pagina exclusiva, os folders distribuídos anteriormente ao evento, os convites impressos e seus envelopes e as apresentações em programas como o PowerPoint, entre outros.
d) Merchandising: é aqui que reside a maior incidência de problemas na seleção dos benefícios do patrocinador. As possibilidades de merchandising são inúmeras, citando algumas:
- inserção da logomarca em material sinalizado do evento. É importante salientar que, independente dos materiais escolhidos, todos deverão seguir o padrão visual de acordo com o tema do evento. Costuma-se levar em consideração o tipo de cota adquirida pelo patrocinador para se estipular o posicionamento e as dimensões da logomarca nesses materiais.
- distribuição de material promocional da empresa durante o evento. Aos patrocinadores devem ser solicitados um limite de quantidade e de tamanho de peças para que haja homogeneidade.
- entrega ou sorteio de brindes. Permitir, portanto, o sorteio ou mesmo a distribuição de brindes aos participantes garantem, aos patrocinadores, uma exposição positiva da marca. É uma ação que gera simpatia, ao mesmo tempo que apresenta produtos e serviços por meio da técnica de amostragem. Caso o promotor tenha acesso à informações dos brindes e sorteios que serão oferecidos pelos patrocinadores e se lês forem valiosos e interessantes, poderá divulgar no convite essa informação.
- divulgação de vídeo. Deve-se considerar a relação custo-benefício dessa oferta para o promotor e para o evento em questão. Só permite atender a um número restrito de patrocinadores e, se essa regra não for seguida, pode aborrecer os convidados com muitos vídeos comerciais e um evento que deveria, a princípio, der dedicado ao tema principal. Se o promotor pretende divulgar predominantemente sua marca e está oferecendo cota de patrocínio semente para completar o orçamento do evento, será perigoso permitir que outras empresas apresentem vídeos institucionais. A duração de um vídeo institucional pode ser curta, em torno de 30 segundos, ou longa, algo em torno de 5 minutos.
- menção do patrocinador. É comum que isso ocorra no início e no término do evento, como forma de agradecimento.
e) Patrocínio do translado: quando o evento envolve deslocamento para outra cidade, outro estado ou país por meio de transporte aéreo fretado, é possível oferecer cota de patrocínio de todo o percurso, dos ônibus aos aviões, balsas e demais veículos utilizados.
f) Patrocínio do keynote speaker: oferecer a possibilidade de patrocinar, com exclusividade, o principal palestrante, comumente denominado entre os executivos da área de eventos keynote speaker, garante aos promotores a verba necessária para custear sua contratação. Dessa cota podem constar o benefício de exposição da logomarca durante a apresentação do palestrante e a apresentação do palestrante, com um rápido discurso prévio e duração mínima de 5 minutos.
Palestras durante o evento
Seja em auditórios para o público geral do evento, seja em salas de reuniões paralelas e dedicadas a público específicos, ou antes de uma sessão de cinema ou paca de teatro, essa ação é extremamente atrativa para possíveis patrocinadores do evento. Entretanto, alguns cuidados devem ser tomados no momento em que esse benefício é oferecido aos patrocinadores:
- a ordem das palestras seguirá um critério preestabelecido e bem divulgado a todos.
- o conteúdo das palestras será analisado pelo promotor do evento visando à padronização visual, à duração e às características que identifiquem sua relação direta e clara com o tema principal do evento.
- a duração de uma palestra efetuada por patrocinadores não deve ultrapassar 30 minutos.
- os recursos necessários às apresentações devem ser informados com antecedência para que os organizadores do evento tenham tempo suficiente de solicitá-los.
- os palestrantes das empresas patrocinadoras devem ser escolhidos de acordo com critérios que considerem a notoriedade no assunto, o nível hierárquico e o domínio da platéia.
Estande ou espaço exclusivo
Ao oferecer esse benefício ao patrocinador, o promotor do evento deve apresentar um layout do pavilhão de exposições e permitir, sempre um critério justo e preestabelecido, que o patrocinador escolha o local de seu estande.
Ações sociais e de entretenimento
Os benefícios relativos a cada atividade social ou de entretenimento são:
a) Atividades esportivas: - merchandising ao longo do campo, quadra ou espaço reservado ao esporte.
- distribuição de material necessário à execução da atividade esportiva.
- contratação de uma ou várias personalidades do esporte.
- horários exclusivos para autógrafos oferecidos apenas para convidados do patrocinador.
- campeonato exclusivo oferecidos aos convidados do patrocinador.
- clínica exclusiva, oferecida aos convidados do patrocinador.
- exposição na mídia.
O maior interesse do promotor do evento é a venda de cotas de exclusividade, pois ela garante verba integral da ação.
b) Almoços, jantares, coffee breaks ou coquetéis: o promotor do evento pode oferecer cotas de patrocínio de cada uma dessas refeições, em todos os dias do evento, multiplicando, assim, recursos possíveis de arrecadação. As cotas de cada horário de refeição podem ser oferecidas por meio de vários benefícios, aproveitando-se da exclusividade de exploração do salão. Alguns benefícios específicos são:
- merchandising no local.
- saudação aos convidados.
- palestras da empresa ou de um convidado seu.
- escolha do cardápio.
- contratação de um renomado chef de cozinha.
- apresentação de vídeos.
- entrega ou sorteio de brindes.
c) Salas de relaxamento ou beleza: empresas não relacionadas ao teor técnico do evento podem se interessar pelo mesmo público-alvo e, portanto, investir em cotas de patrocínio de ações diferenciadas.
d) Shows: quando o evento contar com a apresentação de artistas, desde que essa não seja a finalidade principal e desde que se trate de nomes conhecidos pelo público presente, pode-se oferecer cota de patrocínio do show ou da apresentação destes artistas.
e) Cursos de aperfeiçoamento pessoal: da oferta de patrocínio de cursos de aperfeiçoamento pessoal podem advir benefícios específicos.
f) Sala de internet: muitas empresas do setor tecnológico têm interesse em patrocinar essa ação. Considerar, portanto, uma cota de patrocínio para montar um ambiente de acesso à internet e oferecê-lo gratuitamente aos convidados é interessante para o promotor do evento e para o patrocinador e essencial para o convidado.
Estratégia pré e pós evento
A aquisição, manutenção e administração de mailing list de clientes e prospects é uma atividade extremamente custosa e, no Brasil, de difícil acesso, principalmente quando se trata de lista segmentada e que contenha informações cadastrais específicas.
As ações pós-eventos, apesar do nome, devem ter início antes do evento, continuar durante sua execução e se perpetuar após seu término.
O apoio às ações pós-evento pode ser padronizado e oferecido a todos os patrocinadores de uma mesma forma ou customizado de acordo com o interesse particular de cada um.
Algumas idéias de ação pós-evento que podem ser oferecidas aos patrocinadores são:
a) Mais do que um RSVP, deverá ser fonte rica de dados sobre os convidados que ele interagirem. Ações que podem ser executadas ainda no RSVP e que são altamente atrativas quando mencionadas a patrocinadores incluem:
- pesquisa de perfil.
- pesquisas específicas para o evento.
- pesquisa de lembrança da marca.
- pesquisa de conteúdo.
b) Contrato pré-evento, de posse das informações levantadas anteriormente ao evento sobre o perfil dos confirmados, o patrocinador pode interagir com os confirmados ainda antes da data do evento, e de acordo com o interesse do patrocinador e as possibilidades do promotor, várias ações podem ser oferecidas, como:
- envio de material promocional do patrocinador antecipado o que será apresentado e mencionado o interesse, já pesquisado, do convidado sobre determinado assunto.
- reforço do convite. Como material enviado pelo patrocinador poderá ser reforçado o convite ao evento, assim, uma carta personalizada pode ser endereçada aos confirmados.
- envio de brindes. O patrocinador pode enviar, à empresa ou mesmo à casa dos convidados confirmados, brindes relacionados ao evento e que podem ser utilizados durante sua realização.
- pesquisa de conteúdo. Assim como um RSVP, o patrocinador, de posse dos dados dos convidados, pode planejar uma rápida pesquisa, e para garantir maior participação, o patrocinador pode oferecer um presente a todos que preencherem a pesquisa, ou realizar um sorteio.
c) Mailing dos participantes. Assim como o RSVP é importante para qualificar os convidados do evento, a lista dos convidados que comparecerem é para identificar o público com o qual os patrocinadores poderão interagir após o evento, utilizado-se também de informações coletadas durante o evento.
d) Envio de material. Após o evento, o patrocinador pode ter interesse em enviar aos participantes uma carta de agradecimento, personalizada com relação ao destinatário e ao conteúdo.
e) Pós-evento. Como estratégia pós-evento prevê ações perenes, e muito comum que o patrocinador se interesse em manter e fortalecer o relacionamento com os participantes não somente por meio de correspondências, mas principalmente pelo contato pessoal. Algumas táticas funcionam muito bem para esse objetivo e podem ser oferecidas facilmente pelo promotor do evento.
f) Administração do mailing e das ações. Todas as ações pré e pós-evento anteriormente citadas dependem de estruturas e de bom planejamento.
Avaliação do evento
Oferecer, como parte dos benefícios do patrocínio, o resultado da avaliação do evento, como diversas análises de participantes ou do evento como um todo, é certamente vantajoso para a negociação.

Cálculo do valor do evento

A identificação do valor do evento é uma fase importante da estruturação do projeto. É uma das tarefas mais complexas para o promotor, pois ele precisa garantir suas margens de lucro e, ao mesmo tempo, atrair investidores para o evento.

Identificar o custo do evento

O promotor ou organizador deve levantar todos os recursos envolvidos no evento. Para se ter uma estimativa dos custos, é necessário arrolar as principais atividades e fazer um levantamento dos gastos previstos para elas.
A soma do Custo Levantado (CL) com os custos não previstos, total este denominado Custo Final Estimado (CFE), passa, a partir desse momento, a ser considerado o orçamento do evento, não podendo, em nenhum caso, seu ultrapassado.
A fórmula a seguir traz o Custo Final Estimado (CFE) do evento, considerando essa regra.
Custo Final Estimado (EFE)=Custo Levantado (CL)
0,8
Como o custo dos eventos consideram um número elevadíssimo de itens, para que o cálculo seja feito com maior exatidão e para evitar que algum pormenor seja esquecido, sugere-se a utilização de uma tabela, contendo os seguintes itens:
- locação do espaço, infra-estrutura, palestrantes, recepcionistas, montagem de estandes, fotografia e filmagem, serviço de manobristas, segurança, transporte de equipamentos, alimentação dos convidados, decoração, hospedagem, transporte dos convidados, divulgação, telemarketing (RSVP), material de merchandising e impressos, página ou website do evento na internet, atividades de esporte e lazer, atividades culturais, telefonia, seguros, assessoria de imprensa, agência de comunicação, brindes e sorteios, taxas, custo da venda, mão-de-obra interna, infra-estrutura interna, assessoria de terceiros, entre outros.

Calcular o valor do evento

Calcular o valor do evento de produtos ou serviços é hoje tarefa bastante complexa e tem-se tornando um dos grandes desafios das empresas na atualidade.

Decisões sobre níveis de cota de patrocínio

Cotas de patrocínio são parcelas predefinidas da parte total do valor do evento que cabem a cada patrocinador. Níveis de cotas são uma forma de diferenciação das cotas de patrocínio por meio de conjunto de benefícios próprio e um único para cada nível. Existem três possibilidades de cotas.
a) Um único patrocinador: dependendo do valor necessário para cobrir os custos parciais ou totais do evento, ou ainda gerar lucros com ele, é possível conseguir esse valor com apenas um grande patrocinador.
b) Mais de um patrocinador, com cotas de valores e benefícios similares: o promotor oferece apenas um nível de cota, com o valor do evento sendo dividido equitativamente entre todos os patrocinadores. O controle do processo dessa configuração é simples.
c) Mais de um patrocinador com cotas e valores diferenciados: são estabelecidos deferentes níveis, nos quais o valor é distribuído em proporções diferentes entre cada patrocinador.

Capítulo 4 - IDENTIFICAÇÃO, SELEÇÃO E PRIORIZAÇÃO DE PROVEDORES DE RECURSOS PARA A REALIZAÇÃO DE EVENTOS

Para identificar e selecionar os possíveis patrocinadores e apoiadores de um evento, o promotor deve realizar exaustivas pesquisas, primeiramente para localizar os mais prováveis. A identificação do universo de possíveis patrocinadores; a seleção desse universo; a priorização das empresas dentro desse grupo.

Modalidade de obtenção de recursos para o financiamento de eventos

Uma das principais conseqüências das modificações ocorridas no setor de eventos foi a maior dificuldade na obtenção de recursos para colocar em prática as idéias dos seus promotores. Os patrocinadores, bombardeados pelo grande e crescente número de opções para investir suas verbas, vêem-se às voltas com o problema de fazer as melhores escolhas, ou seja, as que tragam os maiores e melhores retornos para o seu investimento. A transferência de recursos financeiros de um patrocinador para um promotor para a realização de um evento ou de uma ação com finalidades exclusivamente promocionais, publicitárias ou de retorno institucional. Como não há rosas sem espinhos, nem sempre é interessante a busca por patrocínio. Existem situações em que o patrocínio pode ser prejudicial ao evento e ao seu promotor.

Vantagens do patrocínio

Com a participação de terceiros, o promotor consegue viabilizar financeiramente seu evento quando não disponibiliza de verba para cobrir todos os custos.
Patrocínio com uso das leis de incentivo fiscal, é uma subcategoria do patrocínio baseada na troca de recursos de patrocínio por abatimentos nos impostos da empresa utilizando-se das leis de incentivo fiscal. Para oferecer benefícios a possíveis investidores o promotor deve apresentar um projeto e conseguir sua aprovação e para isso existem algumas leis como, por exemplo, a Lei do Audiovisual, que trata mais especificamente das obras cinematográficas. De acordo com essa lei, é permitido o desconto fiscal para pessoas físicas ou jurídicas que adquirirem cotas conhecidas como Certificado de Investimento Audiovisual de filmes em produção. Por se de assunto complexo e porque a atualização constante do profissional e necessária, não somente em relação as exigências e às vantagens legais como também sobre o que vem ocorrendo na prática.
Apoio
É a disponibilização de recursos próprios, não-finaceiros, porém necessários ao evento. É empregado, normalmente, por empresas que não têm relação direta com o tema do evento.
Divulgação do evento
Empresas do setor de mídia e entretenimento são apoiadores usuais de eventos, pois são proprietárias de veículos de comunicação, recursos necessários à divulgação dos eventos.
Promoção do evento
Empresas do setor varejista e de mídia e entretenimento podem, por exemplo, apoiar eventos, servindo-lhes de ponto-de-venda de ingressos e de veículos de promoção.
Transporte
Companhias de transportes aéreo e terrestre costumam apoiar eventos oferecendo o transporte dos convidados, dos palestrantes, do material de apoio ao evento e dos organizadores.
Venda de ingressos/convites
É a obtenção de recursos por meio da venda de ingressos aos convidados do evento. Essa modalidade é comumente empregada as feiras e eventos de renome nacional e até internacional. Quando há a venda de ingressos, é comum não haver patrocinadores, já que esse tipo de negociação não é bem aceito por eles.
Objetivos da empresa
As empresas buscam recursos com diferentes propósitos, já que consideram como um meio para gerar negócios, e outras cujo único objetivo é gerar lucro com o evento, já que ele é seu negócio-fim.
Numera-alvo de patrocinadores
O promotor pode ter como objetivo a participação de apenas um grande patrocinador que financie todo o evento, um grande patrocinador e alguns pequenos ou ainda vários pequenos que, no total, cheguem ao mesmo valor das duas configurações anteriores.
Limite mínimo; Número de patrocinadores abaixo do qual não é possível trazer o retorno financeiro desejado.
Limite máximo; Número que extrapolaria os resultados financeiros, mas que não atrairia patrocinadores.

Alguns equipamentos necessários para um Evento

Laboratórios farmacêuticos
Indústria de alimentos e bebidas, principalmente dietéticos e naturais.
Academias de ginásticas e clubes
Hospitais
Supermercados que ofereçam produtos naturais e dietéticos
Laboratórios clínicos
Hotéis de lazer e spas
Seguro-saúde
Parcerias
Companhias aéreas
Mídia e entretenimento
Agências de turismo
Bancos e previdência privada
Cursos de língua estrangeira
Telecomunicações

Relação de empresas parceiras para o evento

Essa definição é importante para que sejam evitadas situações desfavoráveis ao promotor do evento, como prejuízos financeiros no oferecimento de apoio a uma empresa que teria condições e interesse em patrocinar, mas que aceita, de bom grado, a idéia de participar sem custos. Normalmente os seguimentos diretamente relacionados ao tema central do evento e os parceiros investem em patrocínios, por terem objetivos similares aos do promotor do evento.
Parceria direta
Parceiros de negócio
Laboratórios farmacêuticos
Farmácia, higiene e cosméticos
Indústria de alimentos e bebidas, principalmente dietéticos e naturais.
Supermercado
Seguro-saúde
Relação de empresas-alvo
Após listar os segmentos direta e indiretamente envolvidos no tema do evento, o promotor deve preparar uma relação de todas as empresas constantes em cada um desses segmentos. No caso dos segmentos diretamente envolvidos e que, portanto, investirão no evento, as empresas devem ser classificadas em três grupos: de pequeno porte, de médio porte e de grande porte. Para listar as empresas e classifica-las, seguem dois modelos; o primeiro para patrocinadores e o segundo para parceiros.

Identificação do potencial de arrecadação dos segmentos-alvo

Para calcular o potencial de investimento dos segmentos-alvo, sugere-se a utilização de suas planilhas, a primeira contendo valores estimados de investimento de parceiros e a segunda com valores dos segmentos patrocinadores. A soma de valores resultantes dessas duas planilhas representara o valor total estimado de arrecadação de verba para o evento, que é calculado conforme o modelo do quadro.

Seleção do universo de possíveis patrocinadores

Nem sempre o promotor dispõe de recursos suficientes para pesquisar a fundo o universo de possíveis patrocinadores, mas o máximo que puder obter de informações tornará maior a probabilidade de ser bem-sucedido não somente na seleção como também na abordagem comercial.
Perfil da empresa
O tipo de informação necessária para compor o perfil dos suspects varia de acordo com o tipo de evento e o objetivo do promotor com esse estudo. Existem algumas informações, mais fáceis de serem obtidas, que são básicas e, portanto, obrigatórias.
Existem varias fontes de domínio público que podem ajudar o promotor a obter informações sobre o perfil dos suspects, tais como; website, de empresas; balanços financeiros divulgados em jornais, revistas, Internet e etc.
Objetivos de marketing
As empresas optam por patrocinar eventos que estejam diretamente relacionados aos seus objetivos e planos de marketing. Portanto, para formar o target de possíveis patrocinadores é importante, primeiro, pesquisar quais os objetivos de marketing comumente adotados pelas empresas e como são compostos os seus planos de ação.
Objetivos e crescimento
Empresas que já tem um número expressivo de clientes, mas cuja receita proveniente deles ainda não está em patamares desejados, optam por uma estratégia que vise ao crescimento de receita na base que pode ser decorrente do lançamento de novos produtos.
Objetivos de aquisição
Esse objetivo é próprio de empresas que visam aumentar a base atual de clientes, porque não tem número satisfatório ou porque entram em um novo mercado.
Objetivos de consolidação
São raras as empresas que têm esse objetivo no mercado competitivo de hoje. Ele é típico de empresas que, apesar de já terem atingido por um longo período de tempo um patamar de receita satisfatório com seus atuais clientes e produtos. É importe salientar que é possível a uma empresa adotar um objetivo de marketing para cada produto ou serviço.
Exposição de marca
A empresa pode investir com maior prioridade nas ações que visem à promoção de sua imagem ou da imagem de seus produtos e serviços.
Relacionamento
Principalmente nos mercados mais competitivos, o relacionamento que a empresa mantém com seus clientes, fornecedores, distribuidores e parceiros é a chave de sucesso do negócio.
Vendas
Nesse caso, apesar de os dois objetivos anteriores também visarem indiretamente às vendas, a empresa investe com maior prioridade em ações diretamente ligadas a elas.
Modelos de negócio
O aspecto que deve ser considerado ao se analisar o plano de marketing e a sua influência na propensão da empresa em investir na proposta é o seu modelo de negócio. É bem possível que o responsável pelo marketing da empresa suspect ou a pessoa pesquisada não consigam relatar o objetivo segundo a divisão proposta neste livro. É possível também que o promotor não tenha acesso ao responsável pela área de marketing da empresa e, por isso, não consiga entrevista-lo. Mesmo nesse caso é possível identificar o objeto da empresa por meio de fontes externas.
Estratégia de eventos
Ao identificar o objeto de marketing da empresa de crescimento, aquisição ou consolidação e a distribuição do orçamento e dos recursos entre cada atividade do mix promocional, o promotor de eventos está pronto para o próximo passo. Há empresas que historicamente investem em eventos sempre com as mesmas características, e outras que não têm histórico anterior de participação em eventos. Já foi visto que os investimentos de marketing podem ser distribuídos entre três diferentes objetivos: exposição da marca, relacionamento de vendas. Os diferentes tipos de eventos podem contribuir para cada um desses objetivos ou para os três ao mesmo tempo, em diferentes graus. Para as que atendem aos objetivos, porem em menor grau, atribuiu-se valor.
Após o preenchimento do quadro, parte-se para a contabilização dos números e percentuais de cada objetivo e tipo de evento. Com esses dados compilados será possível identificar a estratégia de eventos da empresa e verificar a associação com seu objetivo de marketing.
Compilação dos dados
A compilação dos dados deve levar em consideração apenas os aspectos importantes para a sua análise. Para cada tipo de empresa haverá diferentes aspectos a serem estudados. Esse numero, acrescido da análise de quanto esses eventos representam em termos financeiros. Proporcionalmente ao orçamento de marketing.

Sazonalidade

A fastprint concentra sua participação em eventos nos meses de março, abril e maio, no primeiro semestre, e agosto, setembro e outubro, durante esses períodos foi analizados q há um desempenho maior no segundo semestre.
Forma de participação
As empresas costumam investir em eventos, da mesma forma, ano a ano. Já outras preferem patrocinar eventos de terceiros, por não possuírem estrutura própria para a realização. É possível identificar essa preferência compilando os dados históricos de seus eventos.
Objetivo principal
Empresas que almejam a aquisição de novo clientes tendem a optar, entre outras, por ações de vendas. Considerados apenas os números dessa distribuição, poder-se-ia concluir que se trata de uma estratégia de crescimento ou consolidação, já que valoriza o relacionamento, participando de poucos eventos com intuito e vendas e de exposição da marca.

Tipo de Evento

O tipo e evento da preferência da empresa pode ser base para uma oferta dentro de seu perfil. Se a empresa está habituada a patrocinar eventos culturais, será mais fácil ter a sua atenção para um projeto nessa área do que a de uma empresa sem experiência nesse tipo de evento.

Objetivo de exposição da marca

Se o evento com objetivo principal e vendas permitir à empresa também uma exposição razoável de sua marca, ele estará atendendo aos seus dois principais objetivos. Além disso, eventos culturais, desde que com mensagens, público-alvo e divulgação favoráveis à empresa, poderiam ser propostos à FastPrint.

Orçamento destinado a eventos

O orçamento da área de marketing é definido pelas empresas após o estabelecimento de seus objetivos, estratégias e planos de ação, existem várias formas de se estabelecer esse valor. A mais comumente empregada, devido à sua simplicidade, é definir um percentual sobre a receita, passada ou projetada, ele varia também conforme o modelo de negócio da empresa. O mercado de bens de consumo investe maior percentual em marketing do que o industrial. A definição do orçamento, os responsáveis pela área distribuirão os investimentos entre as atividades, incluindo os eventos, quando o executivo de eventos já tiver conseguido estabelecer um nível de parceria com a empresa. Conhecer o orçamento disponível para eventos e sua proporção em relação ao total de marketing pode apoiar o promotor do evento na decisão sobre a viabilidade de seu projeto para determinada empresa. Quando o orçamento de eventos é definido, pode ser dividido entre os três objetivos expostos anteriormente, exposição da marca, relacionamento e vendas.

Priorização das Empresas dentro do Universo de Possíveis Patrocinadores

Pode ser que ao promotor interesse abordar todo o universo de possíveis patrocinadores, já sabendo da dificuldade que é conseguir verba dessas empresas. Essa lista será importante para que o promotor tenha a capacidade de definir quais os patrocinadores que devem receber mais atenção e investimento de recursos da empresa promotora e de tempo do vendedor.
Ferramenta de priorização o universo
Existem, na literatura especializada em marketing, várias metodologias para priorizar targets. Algumas podem ser tão complexas que não são factíveis. A seguir é apresentada uma possível ferramenta de apoio à priorização, cuja aplicação é simples e eficaz.

Capítulo 5 - PREVISÃO DOS RESULTADOS DA ARRECADAÇÃO DE RECURSOS

A construção de um funil de prospecção contendo as diferentes fases da venda de um projeto de evento e depois se efetua o cálculo de cada uma de suas etapas. Essas duas providências têm por finalidade a obtenção do numero necessário de empresa-target patrocinadoras para cada segmento e para cada nível de cota e constituem o objeto deste capítulo. Fases percorridas pelo promotor na venda de um projeto- Suspects. Todas as empresas e pessoas integrantes do universo traget de patrocínio e que, são potenciais investidores.
- Prospects. Empresas e pessoas com as quais o vendedor do projeto obteve o primeiro contato, seja por telefone, pessoalmente ou por e-mail e que, são potenciais investidores contatados.
- Leads. Empresas e pessoas que responderam ao primeiro contato e/ou que expressaram interesse em mais informações e que, são potenciais investidores interessados.
Leads qualificados. Empresas e pessoas de nível decisório, que demonstram necessidade eminente com relação ao evento, adequação do projeto a essa necessidade e que têm orçamento disponível. São, por isso, potenciais investidores prontos a receber uma proposta.
- Oportunidades. Proposta emitida ao decisor do projeto.
- Vendas. Contrato assinado. O conjunto das fases do funil de prospecção constitui o que se chama de ciclo de vendas, e cada uma delas tem duração diferente, variando de empresa para empresa, de produto para produto e de setor para setor.Cálculo dos números de cada uma das fases do funil de prospecção. Para efetuar o cálculo de suspects necessários para atingir os resultados, o promotor deve:1- ter estabelecidos os níveis de cotas e o valor médio de cada uma;2- estimar o percentual de sucesso para cada etapa do funil.A construção de cenários de cotas de patrocínio e simulação de resultados
1- Considerar os benefícios constantes de cada nível para respeitar a regra custo- beneficio.
2- Verificar se há universo de patrocinadores - target suficiente para os cenários analisados.
3- Tomar cuidado para não criar um “carnaval” de marcas.
4- Tomar cuidado para não crias dependência de um único patrocionador.
5- Simular também cenários com um, dois ou mais de três níveis.

Capítulo 6 - PLANEJAMENTO DA VENDA

Para o sucesso na venda de um projeto de evento é importante ter um bom planejamento, que deve incluir três fases.
O treinamento: Possui três situações que indicam a necessidade de o vendedor se preparar adequadamente antes de concretizar a venda.
A primeira é a experiência na aquisição de patrocínio, a segunda é o estudo do mercado de eventos, que é fundamental para entrar nesse ramo de negócio. E a terceira situação é o estudo do projeto, tendo um domónio total sobre o projeto do evento, estudar e compreender os seus aspectos estratégicos e os panoramas e os operacionais.
Elaboração de material de apoio: O promotor do evento deve proceder à elaboração de um documento. Esse documento de apresentação do projeto de um evento pode ser elaborado em quatro formatos diferentes, do mais simples aos mais sofisticados.
Apresentação institucional da empresa promotora
Devem ser apresentadas, em poucos parágrafos, a empresa e a sua história. Por meio dessa breve apresentação institucional, a empresa deve demonstrar que está apta a executar o evento proposto de forma primorosa.
Dados que justificam o evento
Os mesmos dados que serviram de apoio ao promotor do evento no processo de geração, seleção e teste de idéias podem ser apresentados aos patrocinadores para conprovar a relevância do evento e mostrar ter sido uma necessidade ou tendência forte de mercado que o despertou para realizá-lo.
Público alvo e perfil dos convidados
Deve ser feita uma apresentação, ainda que rápida, do perfil e das características em comum dos participantes a serem convidados.
No caso dos eventos corporativos, o promotor do evento pode fornecer uma lista de convidados ou mesmo dos já confirmados.
Caso não possua uma lista definitiva dos convidados, o promotor pode apresentar uma lista provisória, mesmo que sofra algumas alterações.
No caso de eventos dirigidos a pessoa física, deve-se apresentar, além de uma estimativa do número de público e os seu perfil, também a audiência prevista ma mídia. A soma desses dois números determina o público total do evento.
Formato do evento
É muito comum os própios patrocinadores encontrarem, durante a leitura desse item, uma possibilidade de divulgação de marca, ou de relacionamento, não identificada antes pelo promotor.
Do formato do evento devem constar as seguistes informações:
Local: Para a definição do local, devem se levar em conta, se o local tem a "cara do evento", atendendo ao público presente; tem a infra estrutura necessária; condiz com o investimento empregado pelos patrocinadores.
Apresentar imagens do local, com fotos ou ilustrações, mapa de direção, é uma forma bastante interessante.
Data: Ela deve assim como o local, estar na capa do documento.
Quando o evento tiver duração de mais de um dia, o promotor pode optar por definior datas específicas desse período para receber públicos distintos.
Atividades: Nesse item devem ser descritas todas as ações previstas no evento, planejadas na formatação do projeto.
Programa: Para apresentar um programa completo, é preciso ir muito além do que apenas citar as datas e os horários de início e término do evento. O possível patrocinador deve ser capaz, ao término da leitura do documento, de identificar o que ocorrerá a cada instante, desde o início até o término do evento.
Muitas vezes é necessário estender esse período para entes e após o evento.
Caso o promotor não tenha ainda a agenda fechada para o evento, pode apresentar uma agenda provisória com o máximo de informações atualizadas até o momento da reunião com o possível patrocinador.
Cotas de patrocínio, benefícios e valores
Devem constar da apresentação os seguintes itens relacionados às cotas de patrocínio: Benefícios oferecidos; número de cotas, valor de investimento e condições de pagamento; condições de pagamento pode ser parcelado, com reserva antecipada, pagamento à vista, com desconto, duas parcelas iguais, sendo a primeira na assinatura do contrato e a segunda após o evento, parcelado, conforme negociação dos prazos.
Construções de uma proposta única de valor : Muitos promotores de eventos não conseguem desenvolver uma proposta única de valor por não terem condições de atender a algumas das exigências desse tipo de proposta, como capacidade de ouvir, flexibilidade, criatividade, estrutura financeira e planejamento comercial.
Outras informações que fazem toda a diferença
Entre elas, estão as relações de participantes e de patrocinadores confirmados.
Informar os nomes dos convidados confirnados, nem sempre é vantajoso para o promotor. Se o patrocinador decidir investir no evento em função de um ou poucos confirmados, pode se aborrecer caso não compareçam.
Divulgar os patrocinadores que já fecharam acordo com a empresa promotora do evento pode ser bastante benéfico.

Capítulo 7 - Desenvolvimento de um plano de ataque

O plano de ataque deve ser personalizado para cada candidato. Desenvolver uma proposta única de valor para cada cliente é trabalhoso e complexo. A primeira fase do desenho do plano de ataque é o estudo do suspects.
Estudo do suspect
Estudar o suspect significa conhecer o perfil das empresas, seus objetivos do marketing, suas estratégias de eventos e o seu orçamento destinado a eventos.
Processo decisório – que papel cada pessoa desempenha
Um dos fatores de maior demora na venda de um projeto de eventos é a não identificação da pessoa certa a ser abordada em um primeiro contato. Quanto mais rápido o vendedor do projeto identificar as pessoas certas e o processo de decisão dentro das empresas, menor será o ciclo e mais bem sucedida será a venda do projeto. Os possíveis papéis desempenhados pelas pessoas são: - Decisor final: pessaos que dão a palavra final na decisão; - Influenciador: pessoas que têm poder de fazer as coisas acontecerem dentro da empresa; - Consultor: pessoas de fora da empresa que podem ser consultadas sobre as vantagems e desvantagens do projeto.; - Executores: pessoas da área que serão responsáveis pela execução do evento e que, portanto, podem sinalizar pontos fortes e fracos do projeto. Não é fácil identificar os responsáveis pela decisão da aquisição do projeto a ser proposto. E essencial ao vendedor que identifique corretamente as pessoas envolvidas.
Fludo de decisão
Todos os papéis descritos podem ser desempenhados por uma única pessoa, responsáveis pela decisão final, ou por um grupo de pessoas. Além de identificar na estrutura os responsáveis pela decisão de projetos de eventos, deve-se nessa fase estudar o fluxo desse processo e o tempo médio de sua execução. Essas informações serão úteis para que se planeje o momento adequado de iniciar as negociações. Um projeto de eventos pode entrar na empresa por dois caminhos: o promotor do evento oferece o projeto, ou a empresa toma conhecimento do projeto ao pesquisar eventos que estejam alinhados aos seus objetivos de marketin. No caso de um projeto de eventos culturais ou sociais que envolvam a utilização das leis de incentivo fiscal, o fluxo deve prever uma etapa a mais, referente à análise jurídica do projeto, desenvolvida pelo departamento jurídico da empresa e pelo departamento financeiro. O número inicial de projetos pesquisados é grande e vai sendo reduzido por meio dos critérios já apresentados no fluxo de análise de projetos de eventos.
Quando eles decidem?
Faz parte do entendimento do processo decisário saber qual a melhor época para se iniciar a negociação com os suspects. As variáveis que definem essa melhor época estão relacionadas aos seguintes fatores: - planejamento e calendário fiscal.]
Abordagens personalizadas
É preciso preparar a abordagem para que a mensagem seja eficiente e resulte em uma reunião com as pessosas corretas. Quando do vendedor já conhece pessoalmente o profissional que vai abordar, marcar uma reunião pode ser fácil. Mas quando não conhece é um problema, e fica ainda pior quando desconhece também a empresa e seu produto. É preciso estabelecer um plano de entrada efetivo para cada contato dentro da empresa que contenha os seguintes ítens: - contato-target; - objetivo da aobrdagem; - forma de abordagem; - mensagem e plano de conversa.
Campanhas personalizadas
O conjunto de todos os recurso de comunicação utilizadas pelo vendedor para contatar formalmente a empresa-target pode ser intitulado de campanha. Os recursos empregados usualmente nas campanhas de venda de um projeto de eventos são descritos a seguir, assim com ométodos e técnicas para utilizá-los com sucesso: - e-malil de apresentação; - envio de material; - evento de lançamento; - telegrama; - campanha de mídia; - e-mail sequenciais

Capítulo 8 – Comunicação e venda do projeto

Uma vez gerada a idéia, o projeto do evento, tendo sido identificado a sua viabilidade financeira e realizado o seu planejamento comercial. Nessa fase, ele se defrontará com dois grandes desafios: Driblar prováveis recusas e ou vencer a concorrência de muitos outros.
Agendamento da Visita
Da mesma forma, quando se fala em patrocinar, ele representa a si mesmo ou patrocinar com os próprios recursos. Dificuldades dada a natureza do negócio, ciclo de vendas longo (2) exigência de vendas pessoais, em equipe, (3) transposição de barreiras, que são anteparos com os quais os altos executivos se protegem do grande assédio de vendedores. O vendedor deve estar preparado para enfrentar, falar, quando falar e como é a chave do sucesso nesse primeiro contato. Quando utilizadas as palavras certas, o telefone pode ser um instrumento extremamente eficaz, ele promove um efeito- surpresa na pessoa que recebe a chamada.
Apresentação Pessoal
Quando o vendedor for se apresentar e apresentar a empresa, ele deve se valorizar. Aí, fica fácil para quem atende identificar uma pessoa desconhecida e de “pouca importância” para o contato e dar uma negativa direta, ao ser questionado sobre o assunto, o vendedor não deve envolver-se demais na conversa com o interlocutor, ele deve ser direto e firme, sendo sucinto e decidido sem porém ser agressivo.
Conseguir o Agendamento
Quando o vendedor tiver conseguido transpor a barreira da secretária, ele terá a grande oportunidade de conversar com seu contato-target, a tarefa, agora, é convecê-lo a que o atenda. Segundo Tim Sanders, “Cada nome em nosso caderno de endereços representa um parceiro potencial, os vendedores de eventos que têm mais sucesso na venda de seus projetos são os que possuem a rede mais ampla, as conexões mais poderosas é possível encontrar sempre alguém que conheça outro alguém que conheça o contato- target e faça parte de sua rede.
Primeira Reunião
Ele deve ser breve e direto, sem muitas explicações sobre o evento para não dar margem a uma negativa antecipada, em seu primeiro contato com o decisor, o vendedor despertou a sua atenção utilizando-se de algum fato relevante, a fase da descoberta serve, portanto, para validar as idéias do vendedor com relação à adequação do evento.
Apresentação do Projeto
O melhor momento para apresentar o projeto e a proposta comercial é quando o vendedor se sente pronto e certo de sua abordagem.
Tempo da Apresentação
O tempo correto de duração da apresentação do projeto dependerá de fatores como: forma utilizada, número de pessoas presentes, nível hierárquico dessas pessoas e evolução da apresentação.
Infra-Estrutura Tecnológica
A ocasião e o local da apresentação, o vendedor deve estar munido de equipamentos modernos de projeção, de maneira alguma deve-se utilizar sistemas antigos como retro projetores.
Forma de Apresentação
Já foi visto que deve ser gerado um documento para apresentação do projeto. Ele pode ser uma apresentação em Power-poit ou em programa similar.
Cópias da Apresentação
É sempre necessário que se deixe cópia da apresentação para a empresa. Dessa forma, a pessoa que participou da reunião terá condições de analisar, com mais tempo o projeto.
Customizaçao Real
S e a apresentação for personalizada, assim ela deve ser percebida pela empresa. A cada instante, a empresa deve perceber que a apresentação foi desenvolvida exclusivamente para ela.
A Negociação
Após a apresentação do projeto e da proposta comercial, sejam padronizados, sejam desenvolvidos exclusivamente para aquele prospect, parte-se para a fase de negociação propriamente dita, durante a qual o vendedor enfrentará uma serie de objeções. Existem técnicas de vendas que ensinam a reverter esse tipo de situação. Mas a experiência da autora com eventos diz que, na venda de um projeto de eventos, uma negativa do tipo e decidido raramente é reversível.


Capítulo 9 - A avaliação do Evento

Todo empreendimento, principalmente se exige grande aporte de verbas, requer cuidado avaliação, os patrocinadores, que, por razões próprias, contribuíram sobremaneira para que o evento se viabilizasse; e outros profissionais que colaboraram, conforme suas respectivas especialidades. O promotor do evento precisa saber se o conduziu bem e se atendeu aos objetivos tanto do próprio evento como do patrocinador. Embora os eventos não sejam concebidos para se aprender a como realiza-los, o responsável sempre extrairá lições dos pontos positivos e negativos, seus objetivos, previamente explicitados, e que não são necessariamente os mesmos do promotor do evento. Ainda que o patrocinador do evento não solicite avaliação ou a elabore à sua maneira, dificilmente terá coletado todos os dados necessários para o preenchimento da lista, ele merece toda a atenção, mesmo quando a avaliação não faz parte explicita do pacote de patrocínio. Um bom relatório geral e um circunstanciado darão credibilidade ao promotor, seja para a sua recontratação em nova edição do evento.
Avaliação do ponto de vista dos visitantes
Há, por exemplo, o visitante VIP, o convidado, o interessado que participou por vontade própria, o que eventualmente passou pelo local e tem interesse no produto ou serviço objeto do evento, as opiniões dessas diferentes categorias de visitantes e de suas subclassificações interessam de maneiras e com pesos diferentes.
O instrumento da pesquisa não deve ser muito extenso, pois deve-se ter em mente que o participante é visita, muitas vezes, um externo como um brinde ou sorteio pode propiciar a colaboração de visitantes. Tais incentivos, entretanto, e a que tipo de participante se destinam devem ser bastante estudados.
Apresentação dos resultados aos patrocinadores
Finalmente, após tudo avaliado, é hora de discutir com o patrocinador os resultados, visando não só fechar a avaliação como também propiciar a venda da próxima edição ou do próximo evento organizado pelo promotor.

SHOW

CONCEITO
É uma representação pública que impressiona e é destinada a entreter. Pode ser uma apresentação teatral, musical, cinematográfica, circense, uma exibição de trabalhos artísticos etc.





PROPOSTA
Super Show de Violeiros da Terceira Idade

VIVÊNCIA
O grupo AÇÃO TUR já foi em vários shows, em comum tem um que as integrantes do grupo Cássia e Nayara foram, que foi o POP ROCK BRASIL, em foi em várias edições do evento

RECEPÇÃO

CONCEITO
Local de recepcionar e controlar visitantes. Cabe ao recepcionista responder perguntas gerais sobre a empresa ou direcionar as perguntas para outros profissionais qualificados.




PROPOSTA
Recepção aos Calouros do Turismo

VIVÊNCIA
RECEPÇÃO aos jogadores juniores do Cruzeiro. Campeões da taça São Paulo de futebol júnior. 26/01/2007. Barro Preto BH.

MESA REDONDA

CONCEITO
Expressão usada para mostrar discussões e comentários sobre varios assuntos, em sua maioria sobre esporte.





PROPOSTA
Mesa Redonda da Literatura Fantástica

VIVÊNCIA
Nenhum integrante do AÇÃO TUR partitipou de Mesa Redonda